Como preparar sua empresa
para a Reforma Tributária.

Por onde começar: o checklist de preparação para a Reforma

A preparação para a Reforma Tributária se organiza em seis frentes, da mais urgente à contínua. Esta é a sequência que a equipe da TaxUp executa em projeto:

1. Atualizar os cadastros fiscais — NCM, CFOP, o novo CST de IBS/CBS e o código de classificação tributária (cClassTrib). Cadastro errado rejeita a nota e impede o crédito, então é a base de todas as outras frentes (Nota Técnica NF-e 2025.002, RFB/Encat; LC 214/2025, art. 47).
2. Simular o impacto na margem e no preço sob a nova sistemática e revisar contratos de longo prazo, com cláusula de repasse ou reajuste tributário para as operações que atravessam a transição.
3. Garantir o ERP apto à dupla apuração (regime antigo e IBS/CBS convivendo) e ao destaque correto dos novos tributos na NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e.
4. Mapear e recuperar o estoque de créditos de PIS/Cofins, ICMS e IPI antes de a CBS substituir PIS/Cofins em 2027 (LC 214/2025, arts. 378 a 383; CTN, art. 168).
5. Decidir o regime do Simples Nacional, quando aplicável, na janela de 1º a 30 de setembro de 2026 (Resolução CGSN nº 186, de 09/04/2026).
6. Treinar as equipes de Fiscal, Compras, Vendas e Tesouraria — com dois sistemas convivendo, o erro de parametrização é o principal risco operacional de 2026.

Cada frente tem um prazo e um responsável. As três primeiras começam agora; a quarta e a quinta têm data fatal em 2026; a sexta corre em paralelo. As seções abaixo detalham o que decidir em cada uma — e o que muda conforme o porte e o perfil da cadeia.

2026 é o ano-teste: o que já obriga, o que é só informativo e o que ainda não tem multa

Em 2026, o IBS e a CBS já aparecem na operação, mas em regime de teste. As alíquotas do ano são simbólicas — 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS —, sem efeito arrecadatório (LC 214/2025, arts. 343 e 346). O contribuinte do regime regular passa a informar IBS e CBS na NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e desde 1º de janeiro de 2026; os optantes do Simples Nacional ficam fora da aplicação dessas alíquotas no ano (LC 214/2025; Nota Técnica NF-e da Reforma, RFB/Encat).

O ponto que muda a conta de risco da empresa é a separação entre três planos:

O que é apenas informativo. Ao longo de 2026, a apuração de IBS e CBS tem caráter meramente informativo, sem efeitos tributários, desde que a empresa cumpra as obrigações acessórias (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22/12/2025). Não há recolhimento efetivo no ano: a LC 214 dispensa o recolhimento de IBS e CBS sobre os fatos geradores de 2026 (art. 348, §1º), e o valor de CBS apurado pode ser compensado com PIS/Cofins do mesmo período (art. 348, inciso I).

O que já é obrigatório. A obrigação de destacar IBS e CBS nos documentos fiscais é real desde o início de 2026. O destaque depende da parametrização correta de CST e cClassTrib (Nota Técnica NF-e 2025.002, RFB/Encat); sem o grupo de campos exigido, a nota é rejeitada na validação — e nota rejeitada para a operação.

O que ainda não tem multa — por enquanto. Há uma janela de tolerância sem penalidade pela falta dos campos de IBS/CBS nos documentos fiscais: ela vai até o primeiro dia do quarto mês subsequente à publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025; data noticiada para 1º de abril de 2026). Em abril de 2026, a Receita Federal reforçou que não aplicará multas antes de 90 dias da publicação do regulamento. A tolerância é sobre a penalidade, não sobre a obrigação: o campo continua tendo de ser preenchido, e a janela fecha.

Passo 1 — Diagnóstico de impacto

O ponto de partida é medir, com os dados fiscais reais da empresa (SPED, EFD-Contribuições e NF-e dos últimos meses), quanto cada operação vai pagar de IBS e CBS e quanto da cadeia de custos se converte em crédito. O resultado é a alíquota efetiva projetada por linha de receita — e os pontos onde a margem é mais sensível.

O diagnóstico responde três perguntas: quanto a Reforma muda o resultado, o que precisa ser feito primeiro e qual é o cronograma realista de adaptação. É também onde a equipe mapeia os créditos do regime antigo a recuperar antes do encerramento do sistema atual. Para uma estimativa inicial por setor, a calculadora da Reforma dá o primeiro corte; o impacto por porte e setor aprofunda a leitura.

O diagnóstico só é útil se distinguir o que muda por decisão da empresa do que muda por característica da cadeia. Uma indústria com muito insumo creditável e um escritório de serviços intensivo em mão de obra saem do mesmo diagnóstico com prioridades opostas — e é por isso que a leitura por perfil de cadeia vem antes de qualquer simulação de preço.

Quem sente mais: a leitura por perfil de cadeia

O impacto da Reforma não se distribui por igual, e não é o tamanho da empresa que define quem ganha ou perde — é a estrutura de custos da cadeia. O motor é a não-cumulatividade plena do IBS/CBS: quanto maior a parcela dos custos que gera crédito, menor a carga líquida (LC 214/2025, art. 47).

Cadeias com muito insumo creditável — indústria e comércio com compras relevantes de materiais, mercadorias e serviços tributados — tendem a se beneficiar, porque a maior parte do custo vira crédito e abate o débito da etapa seguinte.

Setores intensivos em mão de obra — boa parte dos serviços — têm menos a creditar, porque a folha de pagamento não gera crédito de IBS/CBS. Esses setores tendem a sentir elevação da carga sobre a operação e dependem mais da reprecificação e da revisão de contratos para preservar margem.

Há ainda os segmentos com regime específico ou redução de base — como saúde, educação e parte dos serviços —, cujo cálculo segue regra própria. A equipe da TaxUp não trabalha com percentual de redução por setor sem o dispositivo correspondente, porque cravar o número errado distorce toda a modelagem; cada redutor é confirmado no texto da LC 214 caso a caso. O setor de serviços tem leitura dedicada em Reforma no setor de serviços, e a construção civil em Reforma na construção civil.

Passo 2 — Plano de transição (2026—2033)

A transição é faseada, e cada fase exige uma decisão diferente. Em 2026, a Reforma roda em teste (IBS de 0,1% e CBS de 0,9%, simbólicos), mas as obrigações acessórias já são reais e os campos da nova nota entram ao longo do ano. A cobrança plena da CBS começa em 2027; o IBS sobe progressivamente entre 2029 e 2032, à medida que ICMS e ISS são reduzidos, e o sistema antigo só é extinto em 2033 (LC 214/2025; ADCT da EC 132/2023).

O plano situa a empresa em cada marco e fixa as decisões com prazo: para o optante do Simples que vende para outras empresas, a Decisão Simples 2027, na janela de setembro de 2026; para todos, a recuperação de créditos do regime antigo e eventuais reorganizações societárias antes da cobrança plena. O calendário completo da transição detalha fase a fase.

O salto de 2027: CBS cheia, fim do PIS/Cofins e o estoque de créditos a recuperar antes do prazo

2027 é a virada de verdade. A CBS passa a ser cobrada em alíquota plena, o PIS e a Cofins são extintos e o Imposto Seletivo passa a incidir (EC 132/2023; LC 214/2025). O IPI é reduzido a zero na maior parte dos produtos, sem extinção formal, sendo mantido em casos pontuais como a proteção competitiva da Zona Franca de Manaus (EC 132/2023; LC 214/2025). A equipe da TaxUp não crava o percentual da CBS de 2027: o número será fixado pelo Senado com base em cálculos do Tribunal de Contas da União, e a marca de 26,5% citada no debate público é o teto-gatilho da trava de avaliação da alíquota de referência, não a alíquota vigente (LC 214/2025, arts. 367 e 475).

O ponto de planejamento está no que a virada não apaga. A extinção de PIS/Cofins não elimina o direito de recuperar o estoque de créditos não aproveitados de períodos anteriores. As normas de transição da LC 214 tratam especificamente desse saldo (LC 214/2025, arts. 378 a 383), e o prazo geral de cinco anos para repetir o indébito permanece como referência (CTN, art. 168). O efeito prático é uma janela que se estreita: quanto mais perto de 2027, menor o espaço para levantar, validar e habilitar créditos que, depois, não terão mais fato gerador equivalente.

Passo 3 — Adequação de NF-e e ERP: o trio CST + cClassTrib + split payment

O ERP precisa emitir e processar a nova nota fiscal da Reforma, com os campos de IBS, CBS e Imposto Seletivo definidos pela Nota Técnica 2025.002 (RFB/Encat). E o que define se a nota passa ou é rejeitada não é um campo só, mas a combinação de três elementos:

CST de IBS/CBS — o código de situação tributária, que diz qual é o tratamento do item (tributado, isento, com redução, monofásico). cClassTrib — o código de classificação tributária, que detalha a hipótese específica e remete a dispositivos da LC 214. Split payment — o mecanismo de recolhimento na liquidação financeira, que entra em campo próprio do documento. CST e cClassTrib precisam ser coerentes entre si e com o cadastro do produto; uma combinação inválida cai nas regras de validação e gera rejeição (Nota Técnica NF-e 2025.002, RFB/Encat).

O calendário operacional dessa adequação é público e tem versões. O ambiente de homologação para testar a nova nota está disponível desde julho de 2025, e as versões da Nota Técnica 2025.002 vão definindo quando cada validação passa a rejeitar de fato (a versão 1.40, por exemplo, fixa o início das rejeições por falta de IBS/CBS). Isso significa que a empresa tem onde ensaiar antes de a rejeição valer — e que o cronograma de rejeição deve ser conferido na versão vigente da NT, não numa data fixa de memória. Os detalhes campo a campo estão na adaptação da NF-e da Reforma.

Split payment: por que a adequação é também uma questão de capital de giro

O split payment muda o momento em que o tributo sai do caixa da empresa. Em vez de a empresa apurar e recolher depois, o IBS e a CBS passam a ser segregados e recolhidos no instante da liquidação financeira da operação — o prestador de serviço de pagamento separa a parcela do tributo e a repassa ao Fisco antes de liberar o valor ao fornecedor (LC 214/2025, arts. 31 a 35). Em operações parceladas, a segregação e o recolhimento ocorrem de forma proporcional na liquidação de cada parcela (LC 214/2025, art. 34, inciso II).

O mecanismo não tem campo obrigatório em 2026 e sua implementação está prevista para avançar a partir de 2027, em cronograma definido pelo Comitê Gestor e pela Receita. O efeito sobre o caixa é direto: o valor do tributo deixa de transitar pela empresa e ficar disponível até a data de recolhimento. Para quem opera com prazo de pagamento longo, parcelamento ou margem apertada, isso comprime o capital de giro.

Crédito financeiro e não-cumulatividade plena: a oportunidade que a preparação destrava

A maior oportunidade da Reforma para quem se prepara é o crédito. A LC 214 institui a não-cumulatividade plena: o crédito do adquirente corresponde aos valores de IBS e CBS destacados no documento fiscal e efetivamente extintos relativos às operações em que seja adquirente (LC 214/2025, art. 47, caput e §2º, inciso I). A diferença em relação ao PIS/Cofins de hoje é dupla — a base de crédito é muito mais ampla, e a condição mudou.

O ponto técnico que separa quem captura crédito de quem o perde: o destaque na nota é condição necessária, mas não suficiente. O crédito só se concretiza quando o débito da etapa anterior é extinto por uma das modalidades previstas (LC 214/2025, art. 27) — a regra geral exige a extinção, e apenas hipóteses específicas, como combustíveis (art. 47, §4º), dispensam essa condição. Na prática, isso liga a saúde financeira do fornecedor à recuperação de crédito do comprador, e torna a qualidade do cadastro fiscal uma pré-condição para creditar.

Há um corte que decide a competitividade de quem compra do Simples: o optante do Simples Nacional que não adere ao regime regular não se apropria de créditos de IBS/CBS na mesma extensão (LC 214/2025, art. 47, §9º) — o que conecta diretamente esta seção à decisão do Simples, mais abaixo.

Passo 4 — Preços, contratos e créditos

Com o impacto medido e a cadeia de crédito mapeada, a empresa decide como repassar ou absorver a nova carga. Três frentes andam juntas. Preço: reprecificar onde a alíquota efetiva sobe e onde o crédito ampliado abre espaço para ganhar competitividade. Contratos: revisar os de longo prazo, que atravessam a transição com regras diferentes no início e no fim, incluindo cláusula de repasse ou reajuste tributário para operações que cruzam a virada de 2027. Créditos: estruturar a captura do crédito amplo de IBS/CBS e, em paralelo, recuperar o estoque do regime antigo antes do encerramento.

É a janela para recuperar créditos extemporâneos de PIS/Cofins, ICMS e IPI antes de a CBS substituir PIS/Cofins, e para revisar a estrutura societária quando ela passa a fazer mais — ou menos — sentido sob o novo modelo. Essas oportunidades existem só na janela de transição.

"A Reforma vai gerar muito mais economia para empresas que se prepararem em 2026 do que para as que reagirem em 2028. A janela de planejamento é agora; depois é só execução de adaptação operacional."

— Equipe TaxUp, Prática Tributária

Empresa do Simples Nacional: a decisão de regime que vence em setembro de 2026

Para a empresa do Simples Nacional, a preparação tem uma decisão estratégica com data fatal. A LC 214 permite ao optante do Simples apurar o IBS e a CBS pelo regime regular, por fora do DAS, transferindo o crédito integral ao adquirente (LC 214/2025, art. 41, §3º). A escolha entre permanecer com o recolhimento unificado no DAS ou adotar esse regime híbrido é feita na janela de 1º a 30 de setembro de 2026, pelo portal do Simples (Resolução CGSN nº 186, de 09/04/2026, publicada no DOU em 17/04/2026).

A lógica da decisão é o perfil do cliente. Quem permanece 100% no DAS transfere ao cliente pessoa jurídica apenas a fração de IBS/CBS embutida no DAS — crédito menor —, o que pode virar desvantagem competitiva em vendas B2B, em que o comprador valoriza o crédito cheio. Quem vende para consumidor final, que não aproveita crédito, em geral não tem o mesmo incentivo para sair do DAS. A conta muda conforme a posição na cadeia, e a opção é revista periodicamente, não é definitiva.

A preparação muda com o porte

O roteiro é o mesmo para todos, mas a ênfase e a urgência mudam conforme o porte:

O calendário de decisões com prazo

Algumas frentes têm data marcada — e perder o prazo custa caro ou trava a operação:

O que não fazer na preparação

• Esperar 2028 para começar. A janela de planejamento — créditos antigos, decisão de regime, reorganização — existe só em 2026 e parte de 2027. Quem espera paga retroativo o que poderia ter evitado.
• Tratar como projeto só do Fiscal. A Reforma afeta pricing, contratos, fluxo de caixa, ERP e logística. Sem sponsor de nível C e sem envolver TI, Tesouraria, Comercial e Jurídico, as decisões saem parciais e precisam ser refeitas.
• Cravar a alíquota geral de IBS/CBS na modelagem. A alíquota de referência ainda será fixada pelo Senado; 26,5% é teto-gatilho, não número vigente (LC 214/2025, art. 475). Modelar com um percentual de memória distorce toda a decisão de preço.
• Aceitar a primeira modelagem como definitiva. A regulamentação ainda está sendo escrita; um diagnóstico de janeiro pode estar desatualizado meses depois. A preparação tem etapa de monitoramento contínuo.

Referências e fontes oficiais

• Lei Complementar 214/2025 — Reforma Tributária do Consumo (texto consolidado)
• Emenda Constitucional 132/2023
• Lei 5.172/66 — Código Tributário Nacional (art. 168, prazo de restituição)
• Receita Federal — Reforma Tributária do Consumo (NF-e, NT 2025.002, obrigações de 2026)