Simples Nacional na reforma: como conferir o crédito do cliente

Fonte: LC 214/2025, arts. 41 e 47.

A reforma mantém o Simples Nacional e permite que seu optante escolha apurar IBS e CBS pelo regime regular. Essa opção não equivale, por si só, à saída do regime para os demais tributos. O art. 41, §§ 2º e 3º, estabelece a distinção; a disciplina de opção deve ser lida com a LC 123 e os atos do Comitê Gestor do Simples Nacional. LC 214, art. 41 e art. 517.

Para o comprador, interessa saber qual dessas situações existe na data da aquisição. Um cadastro com apenas a marcação “Simples: sim” ficará incompleto. Ele não informa se IBS/CBS estão no Documento de Arrecadação do Simples Nacional, DAS, ou se o fornecedor escolheu o regime regular desses tributos.

O calendário e a avaliação dessa escolha estão na decisão do Simples para 2027. Nesta página, o foco é o que compras e controladoria precisam verificar para não reconhecer crédito inexistente nem descartar crédito permitido.

O art. 47, § 9º, I, impede o optante de apropriar créditos próprios de IBS/CBS quando esses tributos são pagos por meio do Simples. O inciso II permite, nas condições legais, o crédito do adquirente sujeito ao regime regular. As duas regras convivem. Não se deve ler a vedação do primeiro inciso como proibição absoluta de crédito para quem compra dessa empresa. LC 214, art. 47, § 9º.

A tabela não define um percentual universal para nenhum fornecedor. O crédito do Simples não é necessariamente zero nem corresponde a uma taxa estimada de mercado. No regime regular, a expressão “crédito pleno” também exige cuidado: não significa que toda despesa gera crédito ou que todo imposto informado pode ser imediatamente utilizado.

A página de crédito financeiro de IBS/CBS aprofunda os requisitos gerais. A comparação econômica só deve partir de valores juridicamente elegíveis, com as ressalvas de prazo e de documentação indicadas.

A primeira pergunta é sobre o comprador: ele está sujeito ao regime regular e a aquisição se enquadra nas condições de apropriação? A segunda é sobre o fornecedor: como IBS/CBS foram tratados naquele fornecimento? A terceira é sobre a operação: o documento descreve quem adquiriu e o que foi fornecido? A quarta trata do montante e do momento de apropriação.

O caput e os parágrafos do art. 47 exigem a leitura conjunta de documento idôneo, tributo e condições de extinção do débito, com as hipóteses específicas previstas na lei. Também exigem separar IBS e CBS, em vez de manter um saldo único que permita compensação cruzada indevida. LC 214, art. 47, caput e §§ 1º a 3º e 9º.

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O roteiro é uma proposta de controle. Ele não substitui a análise de regimes específicos nem cria obrigação de exigir de cada fornecedor toda a sua escrituração. A empresa deve definir o conjunto de evidências necessário e proporcional ao crédito que pretende reconhecer.

Para a cadeia de tecnologia, essa avaliação aparece no crédito nas compras conforme documentos e regime do fornecedor. O fato de o item ser software, nuvem ou serviço especializado não dispensa as quatro perguntas.

Considere três compras fictícias. A empresa compradora pertence ao regime regular, e os fatos abaixo são premissas do exemplo. Na compra A, o fornecedor mantém IBS/CBS no DAS; foi conferido um montante elegível de R$ 200. Esse valor é assumido para o caso e não representa uma alíquota geral do Simples.

Nas compras B e C, usa-se apenas para a simulação uma taxa de 20% sobre o preço líquido. A compra B reúne as condições de apropriação. Na compra C, a informação disponível ainda não permite comprovar o direito e seu momento de exercício. O quadro gerencial deve conservar essa diferença.

Dados da figura

Categoria	Valor
DAS: confirmado	R$ 200,00
Regular: confirmado	R$ 3.000,00
Regular: pendente	R$ 1.000,00

CSV

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A soma de R$ 4.200 mistura uma parcela comprovada com outra pendente. Não pode ser apresentada como crédito confirmado nem como disponibilidade de caixa. Também seria errado reconhecer zero na compra A apenas porque o fornecedor pertence ao Simples.

A pendência deve ter descrição, responsável e evidência necessária. Se for resolvida, o crédito será examinado no período e nas condições cabíveis. Se revelar ausência do direito, o cadastro e o cálculo devem refletir essa conclusão. Não basta trocar o rótulo “pendente” por “aprovado” para fechar o mês.

Esse quadro é uma simulação, não o resultado de uma escrituração real. O custo financeiro do intervalo entre desembolso e apropriação também não está incluído. A análise de saldo credor e ressarcimento ajuda a separar direito reconhecido, utilização e entrada efetiva de dinheiro.

Um cadastro estático perde utilidade quando a opção do fornecedor muda. O controle pode registrar o período de validade da informação, a fonte utilizada e a operação a que ela se aplica. Isso permite reconstruir por que uma compra foi tratada de determinada forma no fechamento.

Os campos acima são sugestões de gestão. O conteúdo fiscal precisa seguir a lei e o documento aplicável. No caso de NFS-e em software e SaaS, adquirente, destinatário e responsável pelo pagamento merecem atenção: nem sempre são a mesma pessoa, e a identificação não deve ser escolhida apenas por quem pagou o boleto.

O acompanhamento também deve alcançar a documentação corrigida. Uma substituição ou cancelamento pode exigir nova conferência do crédito. A apuração assistida não elimina essa reconciliação entre operação, documento válido e saldo.

O departamento de compras precisa comparar a entrega e o custo econômico, além do imposto. Um fornecedor pode cobrar menos, exigir menor desembolso ou prestar serviço com condições diferentes. O crédito tributário é uma variável da decisão, não uma medida completa de qualidade ou de rentabilidade.

O custo após crédito também depende de seu momento de aproveitamento. Duas propostas com o mesmo resultado nominal podem exigir capital de giro diferente. Na precificação B2B de SaaS, essa diferença precisa ser discutida sem presumir que todo cliente terá direito ao mesmo montante.

O comprador pode solicitar esclarecimento sobre o tratamento da operação e os dados necessários ao seu crédito. Não deve impor a escolha de regime ao fornecedor como se fosse requisito legal universal. A empresa fornecedora precisa avaliar seus próprios custos e obrigações, sob o calendário e as restrições aplicáveis.

A revisão deve separar PIS/Cofins do modelo futuro de IBS/CBS. As regras atuais de crédito têm fundamento próprio. Não se deve copiar um percentual utilizado em uma análise de PIS/Cofins e aplicá-lo a toda compra do Simples em 2027.

As opções do primeiro semestre de 2027 seguem a Resolução CGSN 186. A disciplina dos semestres seguintes foi detalhada pela Resolução 190, inclusive com manutenção, cancelamento e restrições. O art. 41, § 5º, da LC 214 e o art. 40-E da Resolução 140 exigem atenção ao histórico de ressarcimento. CGSN 186/2026; CGSN 190/2026, alterações dos arts. 40-C a 40-E.

Para acompanhar a opção do fornecedor, veja quem precisa agir na janela do Simples para 2027 e os procedimentos oficiais.

A adequação documental é uma frente separada. A Resolução CGSN 191 prevê mudanças no emissor nacional de NFS-e com efeitos em 1º de novembro de 2026 para seu art. 1º. Permanecer no DAS não demonstra ausência de mudanças operacionais. CGSN 191/2026, arts. 1º e 3º.

Um diagnóstico útil termina com a lista de fornecedores relevantes, a classificação de cada situação, os valores conciliados e as pendências que impedem uma conclusão. A equipe da TaxUp pode estruturar essa revisão com o fiscal, compras e controladoria. O resultado deve mostrar quais créditos estão sustentados e quais decisões comerciais ainda dependem de prova.